Selectief toezicht

Zelfcontrole: gemeenten Oss en Etten-Leur
Uit: Slimmer toezicht: meer resultaat met minder inspanning  p11-14.

Wat houdt het in?
Inspecties zijn meestal eenrichtingsverkeer. Een inspecteur komt bij een bedrijf op bezoek, controleert de naleving van regelgeving, constateert of er tekortkomingen zijn en zo ja, maant een ondernemer aan om deze tekortkomingen op te lossen. Het initiatief ligt hierbij uitsluitend bij de inspecteur.

Ondernemers kunnen echter een deel van de inspectiewerkzaamheden zelf uitvoeren door zichzelf te controleren op de naleving van regelgeving. Ze kunnen daarbij gebruik maken van een checklist met controle-items. Het Platform Milieuhandhaving Grote Gemeenten (PMGG) heeft een aantal van deze checklists ontwikkeld voor onder meer horeca- en garagebedrijven. Door een checklist te gebruiken, nemen ondernemers zelf de verantwoordelijkheid om hun bedrijf te controleren. Ze noteren op de checklist of ze op de verschillende onderdelen voldoen aan de eisen uit de regelgeving. Zijn er tekortkomingen, dan kunnen ze aangeven hoe deze worden verholpen.

Bedrijven die de checklist naar de gemeente opsturen, worden steekproefsgewijs geïnspecteerd door de gemeente. Voor bedrijven die geen gebruik maken van de checklist, blijft de reguliere inspectiefrequentie van toepassing. 

Wat levert het op?
Zelfcontroles leveren een tijdsbesparing op voor zowel ondernemers (op de langere termijn) als voor gemeenten. Het aantal inspecties wordt immers teruggebracht doordat gemeenten vertrouwen op de ingevulde checklists en alleen nog steekproefsgewijs inspecteren. Daarnaast worden ondernemers  meer bewust van de regelgeving en van het feit dat zij de eerst verantwoordelijke zijn voor de naleving van de regelgeving.

Wat zijn de ervaringen?
De gemeente Oss past deze werkwijze toe bij horeca- en garagebedrijven. Deze bedrijfstakken zijn gekozen omdat hier relatief veel tekortkomingen werden geconstateerd. Inmiddels hebben 90 (van de circa 250) horecabedrijven gelegenheid gekregen een zelfcontrole uit te voeren. 25 Ondernemers hebben dit tot nu toe gedaan. Alle 120 garagebedrijven in de gemeente hebben een checklist ontvangen en daarvan is 50% geretourneerd. Wanneer een ondernemer de checklist invult, bespaart dit de gemeente 3 tot 5 uur inspectietijd per bedrijf. Bij 20% van de ontvangen zelfcontroles wordt steekproefsgewijs alsnog geïnspecteerd. Het krijgen van een hoge respons is dus belangrijk om de besparingen te optimaliseren. Ondernemers zijn nagenoeg evenveel tijd kwijt met een zelfcontrole als met een bezoek van inspecteurs (circa 1 uur). De tijdsbesteding voor het invullen van de checklist neemt af naarmate een ondernemer hier meer ervaring mee krijgt.

De gemeente Etten-Leur hanteert als basis de PMGG checklists en heeft deze aan de hand van een pilot aangepast: vragen zijn opnieuw geclusterd en waar nodig verduidelijkt. De gemeente is in maart 2010 begonnen met zelfcontroles voor alle 60 horecabedrijven en verwacht aanzienlijke besparingen omdat het verspreiden en beoordelen van de checklists weinig tijd in beslag neemt (circa 15 minuten). De gemeente werkt intensief samen met de lokale afdeling van Koninklijk Horeca Nederland, zowel bij de totstandkoming van de checklist als bij het onder de aandacht brengen daarvan onder de leden.

Welke inspanning is vereist?
Gemeenten kunnen voor diverse branches gebruik maken van de checklists die al door het PMGG en door andere gemeenten zijn ontwikkeld. Wellicht is de belangrijkste inspanning het betrekken van ondernemers bij de totstandkoming van de zelfcontroles en het blijven onderhouden van contact om bedrijven te stimuleren zelfcontroles uit te voeren. Uitgangspunt is dat gemeente vertrouwen geeft aan ondernemers en hen ervan bewust maakt dat zij een eigen verantwoordelijkheid hebben in het naleven van de regelgeving.

Meer informatie 


Toezichtkaart - gemeente Goes en Borsele
Uit: Slimmer toezicht: meer resultaat met minder inspanning 7-10

Wat houdt het in?
Om de toezichtlasten te beperken, gebruikt de gemeente Goes toezichtkaarten voor milieutoezicht in de agrarische sector. Wanneer een agrarisch bedrijf vermoedelijk weinig milieubelastende activiteiten heeft, kan de ondernemer door middel van een toezichtkaart zelf aangeven of aan de milieu-eisen wordt voldaan. De gemeente Goes wil deze methode in de toekomst ook voor andere branches gebruiken.

Risicogestuurd toezicht - gemeenten Amersfoort en Nijmegen
Uit: Slimmer toezicht: meer resultaat met minder inspanning 15-18

Wat houdt het in?
Vaak genoemde redenen om toezicht te houden zijn het “blijvend bewust houden van bedrijven om de regelgeving na te leven” en “handhavend optreden bij niet-naleefgedrag”. Toezicht houden draagt hierdoor bij aan een veiliger samenleving. Bij risicogestuurd toezicht wordt inspectiecapaciteit vooral ingezet bij bedrijven die relatief grote risico’s vormen en ondernemers die regelgeving relatief slecht naleven.

Alle gemeenten in Nederland hebben te maken met bedrijven met milieubelastende activiteiten. Echter, de omvang en risico’s van deze activiteiten verschillen per bedrijf. Zo zijn de activiteiten die in een kantoorpand worden uitgevoerd doorgaans minder milieubelastend dan die bijvoorbeeld in een garagebedrijf. Om die reden kunnen bedrijven worden ingedeeld in categorieën. De categorie waarin een bedrijf wordt geplaatst, is bij risicogestuurd toezicht afhankelijk van (a) de mate van milieubelastende activiteiten, (b) het naleefgedrag van de ondernemer en (c) de effecten (voor de samenleving) indien er iets mis gaat. Door risicogestuurd toezicht kan de toezichtcapaciteit effectief worden ingezet bij bedrijven die relatief grote risico’s (bijvoorbeeld voor het milieu) vormen. Bedrijven met weinig milieurisico’s kunnen bij milieucontroles worden ontzien.   

Wat levert het op?
Met risicogestuurd toezicht kunnen gemeenten de inspectiefrequentie aanpassen aan het effect dat met de inspecties kan worden bereikt. Een inspecteur gaat alleen naar een bedrijf waar naar verwachting het naleefgedrag tekort schiet of waar substantiële risico’s bestaan. Enerzijds levert risicogestuurd toezicht hiermee een grotere doeltreffendheid van de inspecties op. Anderzijds zijn er besparingen bij gemeente en bedrijven doordat in totaal minder inspecties worden uitgevoerd.

Wat zijn de ervaringen?
Besparingen door risicogestuurd toezicht zijn in de praktijk zichtbaar. In 2008 voerde de gemeente Nijmegen 750 milieucontroles uit. Op basis van een risicoanalyse is dit aantal in 2010 gedaald tot 425. Bedrijven met relatief weinig risico’s worden door de gemeente nagenoeg niet meer geïnspecteerd. Deze vermindering van 325 inspecties leidt dan ook tot besparingen in de benodigde capaciteit én een vermindering van toezichtlasten. Waar de gemeente in 2008 nog 6.500 uur nodig had voor milieucontroles, is dit in 2010 nog maar 4.200 uur (een daling van circa 35%). Het aantal meldingen over milieu-overtredingen of geconstateerde tekortkomingen zijn vrijwel gelijk gebleven. De aanzienlijke vermindering van het totaal aantal inspecties heeft geen negatieve gevolgen gehad voor het naleefgedrag van bedrijven. Met de vrijgekomen capaciteit kunnen  Nijmeegse milieu-inspecteurs zich meer richten op themaprojecten (bijvoorbeeld energiebesparing).

In de gemeente Amersfoort is een vergelijkbaar beeld zichtbaar. Ook deze gemeente heeft op basis van een risicoanalyse besloten om niet meer te inspecteren bij bedrijven met relatief lage risico’s. De gemeente voerde tot vorig jaar circa 300 milieucontroles per jaar uit. Op basis van een risicoanalyse is dit aantal gedaald tot circa 200. De tijdsbesteding voor het uitvoeren van milieucontroles is in dit jaar gedaald met circa 1.500 uur (een daling van circa 30%). Uit onderzoek van de gemeente blijkt dat deze manier van werken door ondernemers wordt gewaardeerd: ook ondernemers zien in dat toezicht zich concentreert op plaatsen waar de meeste effecten te halen zijn. 

Welke inspanning is vereist?
De inspanning van de gemeente bestaat uit het uitvoeren van een risicoanalyse. In de gemeente Nijmegen heeft dit in 2009 organisatiebreed circa 400 uur gekost. Positief bijeffect was dat inspecteurs het Activiteitenbesluit opnieuw grondig hebben doorgenomen. Belangrijk is dat nieuwe bedrijven of gewijzigde activiteiten van bedrijven ook in een risicoanalyse worden verwerkt. Indicatief kost het actueel houden van de risicoanalyse circa 40 uur per jaar


Hercontrolekaarten – gemeenten Enschede en Geldrop-Mierlo
Uit: Slimmer toezicht: meer resultaat met minder inspanning 15-18

Wat houdt het in?
Als tijdens een inspectie een tekortkoming wordt geconstateerd, volgt vaak standaard een hercontrole. Dit betekent dat zowel de inspecteur als de ondernemer twee keer tijd moeten besteden aan een controle ter plaatse. De ervaring leert dat tijdens deze hercontroles nagenoeg alle tekortkomingen zijn opgelost.

Het aantal hercontroles kan worden verminderd door bedrijven aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een hercontrolekaart. Op deze kaarten kunnen ondernemers aangeven of zij alle geconstateerde tekortkomingen hebben opgelost. Na ondertekening wordt de hercontrolekaart naar de gemeente gestuurd. Als een ondernemer de kaart niet terugstuurt, wordt standaard een hercontrole uitgevoerd. Bij de antwoordkaarten worden steekproefsgewijs hercontroles uitgevoerd.

Wat levert het op?
Zowel inspecteurs als ondernemers hoeven minder tijd te besteden aan hercontroles. De inspecteur vertrouwt erop dat de ondernemer de hercontrolekaart naar waarheid heeft ingevuld en voert alleen steekproefgewijs hercontroles uit. De ondernemer vertrouwt erop dat de eigen verantwoordelijkheid wordt gewaardeerd en dat niet meer standaard een hercontrole ter plaatse wordt uitgevoerd.

Wat zijn de ervaringen?
De ervaringen zijn zeer positief. De gemeente Enschede werkt met de hercontrolekaart bij milieucontroles waarbij lichte tekortkomingen zijn geconstateerd. In 2009 zijn 933 milieucontroles uitgevoerd. Hierbij is in 266 gevallen een tekortkoming geconstateerd waarvan 16 (6%) van zware aard (overtredingen). Van de circa 250 lichte tekortkomingen, is 100 keer de hercontrolekaart gebruikt die in alle gevallen door de ondernemer is ingevuld en teruggestuurd. De gemeente heeft vervolgens van die 100 gevallen 20 hercontrole uitgevoerd. Hiermee zijn 80 hercontroles minder uitgevoerd, wat gelijk staat aan een besparing van 80 uur voor de gemeente en circa 30 uur (uitgaande van 20 – 25 minuten voor een controle ter plaatse) minder toezichtlasten voor bedrijven.

De gemeente Enschede wil bij lichte tekortkomingen standaard met de hercontrolekaart werken. Uitgaande van de cijfers van 2009 zou dit tot 200 (80% van 250) minder hercontroles kunnen leiden. Dit is een besparing van 250 uur voor de inspecteurs. Tevens onderzoekt de gemeente de mogelijkheid om de hercontrolekaarten ook bij bouwtoezicht en brandveiligheidtoezicht te gebruiken. De verwachting van de gemeente is, dat de effecten bij deze vormen van toezicht vergelijkbaar zijn met milieutoezicht.

De gemeente Geldrop-Mierlo werkt vanaf begin 2010 met hercontrolekaarten voor milieucontroles en controles brandveiligheid. Alle ondernemers waarbij een lichte tekortkoming is geconstateerd, krijgen vanaf dit jaar na afloop van de inspectie een hercontrolekaart die zij kunnen terugsturen aan de gemeente. De gemeente voert jaarlijks circa 180 milieucontroles en 250 controles brandveiligheid uit. Tot voor kort werden bijna alle milieucontroles gevolgd door een hercontrole en bij controles brandveiligheid ligt dit aantal op circa 60% (150 hercontroles in 2009). De gemeente wil dit aantal fors verminderen door gebruik te maken van de hercontrolekaarten. De gemeente verwacht – net als in Enschede – dat circa 20% ondernemers die de hercontrolekaart hebben teruggestuurd steekproefsgewijs voor hercontrole worden bezocht. Ervaringscijfers uit deze gemeente zijn nog niet beschikbaar.

Welke inspanning is vereist?
Het gaat om een relatief beperkte inspanning. Deze is in de eerste plaats van praktische aard, namelijk het drukken van hercontrolekaarten. Vervolgens is het belangrijk om inspecteurs bewust te maken van de werkwijze. Dit betekent onder andere dat inspecteurs moeten kunnen vertrouwen op de eigen verantwoordelijkheid van ondernemers en dat hercontroles niet standaard nodig zijn.

Dereguleren van vergunningen - Den Helder, Grave, Heerenveen, Leiden en Zoetermeer
Uit: Besparingen door dereguleringen

Wat houdt het in?

Een overzicht van structurele besparingen op de uitvoeringskosten van gemeenten. Dereguleringen zijn doorgerekend voor 11 vergunningen, namelijk de Reclamevergunning, Vergunning voorwerpen aan de weg, Exploitatievergunning, Terrasvergunning, Evenementenvergunning, Parkeerontheffing, Bouwvergunning, Welstandsbeleid, Bestemmingsplan, Gemeentelijke monumentenvergunning, Kabels en Leidingen openbare grond.

Wat levert het op?
Met het dereguleren van vergunningen kan dubbele winst worden behaald: de uitvoeringskosten van gemeenten gaan omlaag en de lokale economie wordt gestimuleerd doordat bedrijven met minder administratieve lasten worden geconfronteerd. In veel gevallen is er vervolgens ook minder toezicht noodzakelijk. Vooral het “papieren” toezicht  kan worden verminderd bij bijvoorbeeld een algemene regeling in plaats van een vergunning. Het dereguleren van een vergunning betekent echter lang niet altijd minder toezicht en soms zelfs meer toezicht.

Bedrijven levert het een vermindering op van de administratieve lasten, de kosten aan vergunningen en de tijd die inspecties besteden aan het controleren van het papierwerk.

Welke inspanning is vereist?
Een gedeeltelijke reorganisatie van onderdelen van het gemeentelijk apparaat. Aan de hand van de gedereguleerde modelvergunningen van de VNG kan een vergunningstelsel opnieuw worden vormgegeven.

Dereguleren van vergunningaanvragen: het Heerenveens Model
Uit: Eindrapport uitvoering medebewindstaken gemeenten p19.

Wat houdt het in?
Aanvragers van een reguliere bouwvergunning kunnen in de gemeente Heerenveen kiezen voor een aanvraag volgens het landelijk formulier of volgens het Heerenveens Model. Als een aanvrager kiest voor het Heerenveens Model, worden minder gegevens gevraagd (geen gegevens over gezondheid
exclusief ventilatie, bruikbaarheid en energiezuinigheid). De aanvrager tekent voor een reguliere bouwvergunning volgens het Heerenveens Model een modelverklaring, waarin de aanvrager akkoord gaat met het feit dat hijzelf verantwoordelijk is voor het feit dat het bouwplan aan alle vereiste aspecten voldoet.

Wat levert het op?
De belangrijkste voordelen van het Heerenveens Model zijn:

  • Minder leges voor de aanvrager van de vergunning (de gemeente is immers minder tijd kwijt
    aan het beoordelen)
  • Snellere doorlooptijd (de gemeente hoeft de aanvraag op minder punten te beoordelen)
  • Meer vertrouwen van de gemeente in de eigen verantwoordelijkheid van de aanvrager

    Conctactgegevens: d.alberts@heerenveen.nl
  • Brochure Heerenveens model (pdf)


 

  • VNG Postbus 30435 2500 GK Den Haag
  • 070-373 83 93