11-01-2025

Begrijpelijke taal in gemeentelijke brieven: minder verwarring, minder regeldruk

Regeldruk wordt niet alleen veroorzaakt door het aantal regels, maar ook door de manier waarop die regels worden gecommuniceerd. Onbegrijpelijke brieven, formulieren vol jargon en onduidelijke procedures zorgen ervoor dat burgers en ondernemers meer moeite moeten doen dan nodig is. Het vereenvoudigen van taalgebruik is daarmee een directe en effectieve manier om de ervaren regeldruk te verlagen.

Veel gemeentelijke correspondentie is geschreven vanuit een juridisch perspectief. Dat is begrijpelijk, want beschikkingen en besluiten moeten juridisch correct zijn. Maar juridische correctheid hoeft niet ten koste te gaan van begrijpelijkheid. De uitdaging is om teksten te schrijven die zowel juridisch houdbaar als voor iedereen te begrijpen zijn.

De impact van onbegrijpelijke communicatie

Wanneer een burger een brief van de gemeente niet begrijpt, leidt dat tot extra contactmomenten. De burger belt het gemeentehuis, stuurt een e-mail of komt aan de balie. Elke extra interactie kost tijd, zowel voor de burger als voor de gemeente. Bovendien vergroot onduidelijke communicatie het risico op fouten bij het nakomen van verplichtingen.

Het platform Direct Duidelijk ondersteunt overheidsorganisaties bij het verbeteren van hun communicatie. De ervaringen die gemeenten hiermee hebben opgedaan, laten zien dat het herschrijven van standaardbrieven een relatief eenvoudige ingreep is met grote impact.

Praktische verbeteringen

Gemeenten die hun communicatie hebben vereenvoudigd, hanteerden vaak een aantal basale maar effectieve principes. Korte zinnen, actief taalgebruik, het vermijden van ambtelijk jargon en het direct benoemen van wat de ontvanger moet doen bleken steeds de belangrijkste verbeterpunten. Daarnaast hielp het om brieven te testen met een panel van inwoners voordat zij als standaard werden ingevoerd.

Formulieren als knelpunt

Naast brieven zijn formulieren een belangrijke bron van ervaren regeldruk. Formulieren die te veel informatie vragen, onduidelijke vragen bevatten of een onlogische opbouw hebben, leiden tot frustratie en fouten. Het herontwerpen van formulieren met oog voor de gebruiker is een investering die zich snel terugverdient in minder afgebroken aanvragen en minder telefoontjes.